|
Ainejärjestön hallituksen tehtävänjako
Yhdistyslaki ei
määrittele kovinkaan tarkasti yhdistyksen hallituksen jäsenten tehtävänjakoa. Hallituksen on
järjestäytymiskokouksessaan kuitenkin syytä sopia selkeästi kauden aikana noudatettavista vastuualueista ja
toimenkuvista. Mielekkäät ja kullekin mieleiset tehtävät sitouttavat toimintaan, eikä pääse syntymään
tilanteita, joissa asiat jäävät tekemättä koska luultiin, että jonkun muun piti ne tehdä.
Ainejärjestössä tehtävien jako voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:
Puheenjohtaja
- toimii yhdistyksen keulakuvana ja luo yhteishenkeä
- vastaa jäsenistön edunvalvonnasta
- edustaa ja vastaa yhteistyöstä muiden järjestöjen ja yhteistyötahojen kanssa
- huolehtii siitä, että asiat tulevat hoidetuiksi, delegoi ja organisoi
- vastaa kokousten valmistelusta
- toimii puheenjohtajana kokouksissa
- hyväksyy maksettavat laskut
 Puheenjohtajan muistilista
Varapuheenjohtaja
- kutsuu koolle ja johtaa puhetta kokouksessa puheenjohtajan ollessa estynyt
- osallistuu toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen
- osallistuu hallituksen kokousten valmisteluun
- hyväksyy puheenjohtajan laskut
- puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sopivat keskenään tehtävien jakamisesta
Sihteeri
- ylläpitää jäsenluetteloa ellei sitä tee taloudenhoitaja
- osallistuu kokousten suunnitteluun
- huolehtii kokousten käytännön järjestelyistä, kuten tilavarauksista
- toimittaa esityslistat, tarvittavat liitteet ja tarkistettavat pöytäkirjat kokouksiin
- laatii kokouspöytäkirjat ja huolehtii niiden säilyttämisestä
- laatii puheenjohtajan kanssa ehdotuksen toimintakertomukseksi
Taloudenhoitaja / rahastonhoitaja
- ylläpitää jäsenluetteloa ellei sitä tee sihteeri
- hoitaa maksuliikenteen (tilinkäyttöoikeudet!)
- hoitaa yhdistyksen kirjanpidon kirjanpitolain edellyttämällä tavalla
- laatii budjettiseurannan hallituksen kokouksiin esim. neljännesvuosittain
- esittelee talousasiat kokouksissa
- laatii tilinpäätöksen
SOOL-vastaava
- toimii ainejärjestön SOOL-yhteyshenkilönä
- esittelee SOOL-asiat hallituksen kokouksissa
SOOL-vastaavan työkalupakki
Lisäksi ainejärjestön hallituksessa voi toiminnan laadun ja tarpeiden mukaan olla esimerkiksi opintovastaava,
viestintävastaava, jäsenlehden päätoimittaja, www-vastaava, tuutorivastaava, kulttuurivastaava, liikuntavastaava, kv-vastaava,
ympäristövastaava, vuosijuhlavastaava jne.
Toiminnan elvyttäminen 
Elvytyspaketti on suunnattu ainejärjestöille, jotka tarvitsevat apua toimintansa käynnistämiseen. Myös jo toimivat
järjestöt voivat hakea sivuilta vinkkejä, käytännön työkaluja ja materiaalia järjestötyöhön. Keskustelufoorumissa
voi vaihtaa ajatuksia koulutusaloittain tai paikkakunnittain.
Ainejärjestön elvytyspaketti
Kokoustaito ja kokoustekniikka
Netissä on useita kokoustaitoa ja kokoustekniikkaa käsitteleviä kokonaisuuksia, esimerkiksi tämä
Jyväskylän yliopiston sivuilla:
Kokoustekniikka osana kokoustaitoa
Vaikuttaminen
SOOLin "Vaikku" on selkokielinen ja helppolukuinen sekä -käyttöinen vaikuttamisopas kaikille yliopiston hallinnossa toimiville
opiskelijajäsenille. Vaikkuun on pyritty kokoamaan oleellinen tieto vaikuttamisesta eri tasoilla ainejärjestöistä
ylioppilaskuntiin.
Vaikku - vaikuttamisopas
Tapahtuman järjestäjän muistilista
Koulutustilaisuuden, seminaarin tai muun tapahtuman suunnittelu on aloitettava hyvissä ajoin. Jo suunnittelun alkuvaiheessa on
syytä laatia tapahtumalle budjetti ja päättää selkeästi aikatauluista ja vastuunjaosta käytännön järjestelyiden osalta.
Tapahtuman järjestäjän muistilista
|
|
Taloudenhoito
Yhdistyksen on hankittava tuloja, jotta se voi tuottaa jäsenilleen suoritteita ja palveluita. Taloudenhoidon perustana on
yhdistyksen kokouksessa vuosittain hyväksyttävä talousarvio eli budjetti. Yhdistyksen kirjanpito on hoidettava
kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Lain mukaan yhdistysten tulee pitää kahdenkertaista kirjanpitoa.
Yhdistyksen kirjanpito
Hyvä tiivistelmä yhdistyksen taloudenhoidosta ja kirjanpidosta löytyy mm. Suomen luonnonsuojeluliiton sivuilta:
Yhdistyksen kirjanpito
Kirjanpito-ohjelma
Tappio v0.22 on maksuton, kotimainen kirjanpito-ohjelma Windowsille:
Tappio-kirjanpito-ohjelma
Yhdistys palkanmaksajana
Palkkioiden maksuun liittyvissä asioissa apuja löytyy pientyönantajien maksupalvelusivuilta:
palkka.fi
Kirjallisuutta
Arto Kuusiola: YHDISTYKSEN KIRJANPITO, TILINTARKASTUS JA TALOUDENHOITO (ISBN 951-627-420-X). Saatavissa suoraan kustantajalta
Lasten Keskuksesta. Julkaisija: Suomen nuorisoyhteistyö - Allianssi ry
Jäsenluettelo
Yhdistyslaki velvoittaa jokaista
rekisteröityä yhdistystä ylläpitämään jäsenluetteloa. Jäsenluettelosta tulee ilmetä jokaisen jäsenen nimi ja kotipaikka.
Pienessä yhdistyksessä jäsenluettelon ylläpitäminen ja jäsenmaksuseuranta on yleensä helpointa ja edullisinta toteuttaa jossain
taulukko-ohjelmassa, esim. Excelissä tai OpenOfficessa.
Jäsenluettelon malli (.xls)
Joitain käytännön huomioita:
- Jäsenten postiosoitetietojen ylläpito on monessa tapauksessa vaivalloista ja turhaa. Sähköposti
sen sijaan tavoittaa nykyisin lähes kaikki opiskelijat ja yliopistolta saatu osoite pysyy
yleensä samana koko jäsenyysajan.
- Jäsenten henkilötunnuksia saa kerätä ja rekisteröidä vain erityisestä syystä, mutta esimerkiksi tieto syntymäajasta
helpottaa huomattavasti saman nimisten jäsenten yksilöimisessä ja ehkäisee sekaannusten syntymistä.
- Myös jäsenmaksuseurannan voi toteuttaa taulukko-ohjelmassa jos yhdistyksen jäsenmäärä ei ole kovin
suuri.
- Jäsenluetteloa voidaan ylläpitää esimerkiksi jäsenmaksukausikohtaisesti. Tällöin kauden
päättyessä luettelo kopioidaan uuteen tiedostoon ja siitä poistetaan eronneet ja sellaiset jäsenet,
jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua edellisen jäsenmaksukauden aikana, mikäli heidän jäsenyytensä
on tämän perusteella katsottu päättyneeksi.
SOOLilta jäsenlistat kerran vuodessa
SOOLin sääntöjen mukaan jäsenmaksuja ei peritä jäsenyhdistyksiltä, vaan näiden henkilöjäseniltä.
Jäsenyhdistysten henkilöjäsenet saavat siis SOOLin jäsenedut maksamalla SOOLin jäsenmaksun.
SOOLin toimistolta lähetetään jäsenlistat kaikille jäsenyhdistyksille kerran vuodessa, yleensä vuoden vaihteessa. Jäsenlistan
perusteella voitte täsmäyttää oman jäsenluettelonne ja mahdollisesti periä ainejärjestön jäsenmaksun myös sellaisilta, joilta se
on syystä tai toisesta jäänyt hoitamatta. Listoilta voi myös tarkistaa Talvipäiville ilmoittautuvien SOOL-jäsenyyden.
Jäsenlistalla voi olla henkilöitä, jotka ovat jo valmistuneet, mutta eivät vielä ole esim. työttömyyden
tai äitiysloman vuoksi saaneet sellaista työsuhdetta, jonka perusteella voisivat liittyä OAJ:n
varsinaisiksi jäseniksi. Tällaiset henkilöt voivat säilyttää SOOLin
jäsenyyden toistaiseksi, etenkin jos he kuuluvat SOOLin kautta Opettajien Työttömyyskassaan.
Ne opettajaksi opiskelevat, jotka eivät voi kuulua mihinkään SOOLin jäsenyhdistyksistä, voivat liittyä suoraan
ns. SOOLin henkilöjäseniksi.
SOOLin/OAJ:n järjestökurssien koulutusmateriaaleja:
Järjestökurssit
|
